「経理担当者がいなくても大丈夫？」——個人事業主・フリーランスのための請求書処理ガイド
Ledgerly編集部公開日 更新日
「経理担当者がいなくても大丈夫？」——個人事業主・フリーランスのための請求書処理ガイド
個人事業主やフリーランスの方によくあるのが、次のような悩みです。
「経理は自分しかやっていないので、他の人に聞けない」 「本業が忙しくなると、請求書の処理が後回しになる」 「確定申告の時期にまとめてやろうとして、毎年苦労している」
経理担当者がいる会社と違い、個人事業主・フリーランスは「本業」と「経理」を一人で兼任していることがほとんどです。今回は、専任の担当者がいない状態でも請求書処理を無理なく回していくために、押さえておきたいポイントを整理します。
「まとめて処理」をやめる
多くの方が苦労している原因は、請求書の処理を月末や確定申告前に「まとめて」やろうとすることです。件数が少ないうちは問題になりませんが、件数が増えると、まとめて処理する時間そのものが確保できなくなります。届いた請求書は、届いたタイミングで処理する（記録だけでもしておく）習慣に変えることが、結果的に一番の時間短縮になります。
「読み取り」と「仕訳」を分けて考える
請求書処理には、「文字を読み取る」作業と「勘定科目を判断する」作業の2つがあります。前者は明確な答えがあるので自動化しやすく、後者は経験がないと判断に時間がかかります。まずは読み取りだけでも自動化し、仕訳の判断だけに時間を使えるようにすると、負担が大きく減ります。
会計ソフトへの取り込み形式を先に決めておく
freee・マネーフォワードクラウド・やよいの青色申告など、使っている会計ソフトに合わせたCSV形式で請求書データを取り込めるようにしておくと、確定申告の直前になって「形式が合わない」と慌てることがなくなります。会計ソフトごとの連携方法の違いはこちらの比較記事で紹介しています。
Ledgerlyは、経理担当者がいない個人事業主・フリーランスの方でも使えるよう、請求書をアップロードするだけでAIが取引先・金額・日付を読み取り、勘定科目の候補まで提案します。freee・マネーフォワードクラウド・やよいの青色申告への取り込み用CSVも出力できるため、確定申告前にまとめて形式を変換する手間もかかりません。月200件までは無料でお試しいただけますので、本業の合間に少しずつ試してみてください。
まとめ
経理担当者がいない状態で請求書処理を回していくコツは、「まとめて処理しない」「読み取りと仕訳を分けて考える」「取り込み形式を先に決めておく」の3つです。件数が少ないうちに仕組みを整えておくと、事業が伸びて件数が増えたときにも慌てずに済みます。
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